Bürohilfe in der Verwaltung (m/w/d)

Die Naim Immobilien GmbH hat in der Vergangenheit gezielt nach einer Bürohilfe in der Verwaltung (oft in Teilzeit oder als Minijob, teilweise auch in Vollzeit) gesucht, um das Team um die Verwaltungsleitung zu entlasten.

Da es sich um eine Bestandsverwaltung handelt (also die Betreuung der eigenen über 100 Immobilien), unterscheidet sich das Aufgabengebiet von einer klassischen Maklerassistenz.

Das typische Anforderungsprofil und die Aufgabenbeschreibung für diese Stelle bei Naim Immobilien sehen wie folgt aus:

1. Typische Aufgabenaufgaben (Was du tust)

Als Bürohilfe in der Verwaltung bist du das organisatorische Rückgrat des Büros und unterstützt das Team im Tagesgeschäft. Die Kernaufgaben umfassen:

• Mieter- und Interessentenkommunikation: Telefonate entgegennehmen, erste Fragen von Mietern beantworten (z. B. zu Reparaturmeldungen) und Post- bzw. E-Mail-Eingänge vorsortieren.
• Datenpflege: Stammdaten von Mieterinnen und Mietern im System pflegen, Mietverträge einscannen, abheften und digital archivieren.
• Terminkoordination: Termine für Objektbesichtigungen oder Handwerker koordinieren und im Kalender eintragen.
• Allgemeine Büroorganisation: Erledigung des Schriftverkehrs, Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung oder die Geschäftsführung sowie Bestellung von Büromaterial.

2. Das Anforderungsprofil (Was du mitbringen solltest)

Für eine Helferstelle in der Verwaltung wird meistens kein abgeschlossenes Immobilien-Studium erwartet, sondern vor allem Organisationstalent und Zuverlässigkeit:

• Berufserfahrung: Erste Erfahrung im Büro, im Sekretariat oder in einer serviceorientierten Tätigkeit ist von Vorteil (Quereinsteiger mit gutem Organisationstalent werden jedoch oft eingearbeitet).
• PC-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel) und Outlook für den E-Mail-Verkehr.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich, da täglicher Kontakt mit Mietern und Behörden besteht.
• Persönliche Stärken: Eine strukturierte, ordentliche Arbeitsweise, Freundlichkeit am Telefon und Teamfähigkeit.

3. Was das Unternehmen meist bietet

• Einen modernen Arbeitsplatz direkt am Unternehmensstandort Am Torhaus in Saarbrücken.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege eines inhabergeführten Familienunternehmens.
• Eine gründliche Einarbeitung durch das bestehende Team (z. B. durch die Verwaltungsleitung).